Metode Persidangan sebagai Materi Latihan Dasar Kepemimpinan Untuk Calon Pengurus OSIS (Bag.2)

Sebagai materi lanjutan di bagian pertama dalam tulisan ini. Kali ini kita akan bahas mengenai unsur unsur pimpinan sidang sampai pada pembahasan Teknik persidangan. Silahkan dibaca

Unsur-Unsur Dalam Persidangan

Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang dipilih oleh peserta sidang dan biasanya berjumlah ganjil. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan. Seorang pimpinan rapat atau presidium sidang harus mempunyai sikap sebagai berikut :

Aktif serta mampu memberikan bimbingan yang tegas.
Diterima oleh peserta sebagai pimpinan sidang
Bisa berbicara dengan jelas dan terarah serta tegas dan keras
Mempunyai keterampilan yang tinggi dalam memimpin rapat atau sidang.
Sikap dan penampilan yang cerah.
Pandangan mata yang merata pada semua peserta.
Memperhatikan nada dan kalimat dari pembicara.
Tidak terlalu tegang dan terlalu serius.
Tidak memancing perdebatan tapi harus bisa menyimpulkan suatu masalah jika terjadi perdebatan

Tugas seorang pimpinan sidang adalah :

Mengarahkan jalannya sidang.
Sebagai penengah pertengkaran jika terjadi.
Sebagai pencari alternatif jika pembicaraan mengalami kebuntuan.
Sebagai pemberi semangat jika peserta lesu.
Sebagai penyimpul akhir dari keputusan sidang.

Syarat-syarat pimpinan sidang :

Mempunyai jiwa kepemimpinan.
Berpengetahuan luas.
Mengetahui tata cara sidang.
Berpengalaman.
Bijaksana.
Bertanggung jawab
Penyabar.bersikap adil.
Disiplin.
Simpatik dan menarik.

Peserta Sidang

Peserta Sidang Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah disepakati. Biasanya terdiri dari peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tatib. Harus ikut berpartisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan yang dibicarakan serta ikut serta dalam menyumbangkan buah fikiran yang positif dan bermanfaat.

Cara memberikan pendapat atau argumentasi yang baik :

Amati masalah yang akan dibahas.
Susun pertanyaan atau argumentasi atas masalah yang ada.
Kemukakan alas an yang logis dan dapat diterima peserta lain.
Hati-hati dalam merangkum pendapat.
Tidak berbelit-belit.
Tenang dan tidak emosi.
Sabar menunggu giliran berbicara.
Suara jelas dan terarah.

Notulen

Notulensi, Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan

Istilah dalam persidangan

Skorsing. Menghentikan karena ada sesuatu yang perlu.
Lobby. Suatu cara untuk mempengaruhi lawan ataupun kawan dalam mengambil keputusan atau menyepakati suatu masalah/persoalan guna mencapai hasil yang diinginkan. Lobby terbagi dua,yaitu : Lobby dalam persidangan dan Lobby diluar persidangan.
Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang.
PK (Peninjauan Kembali) : mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan
Mohon bicara : meminta izin untuk memberikan pendapat.
Kliring : memotong pembicaraan diatas interupsi.
Interupsi : Memotong pembicaraan/menyela pembicaraandikarenakan ada hal-hal yang sangat penting untuk diungkapkan. Macam-macam interupsi: Point of clarification: interupsi untuk menjernihkan / meluruskan permasalahan atau isi pembahasan. Point of view : interupsi yang digunakan untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran; Point of order : memotong pembicaraan orang lain karena telah melenceng; Point of solution : interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.; Point of information : interupsi untuk memberikan informasi/ kebenaran yang dianggap perlu,yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk diinformasikan dan Point of privilege (rehabilitation) : Memotong pembicaraan orang lain ketika ia telah menyinggung martabat orang lain.
Quorum Adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.
Draft Materi Sidang Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft Tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

Tata tertib penggunaan palu sidang.

Satu kali untuk :

Skor sidang dan membuka kembali.
Skor selama 1 x 15 menit.
Menetapkan keputusan sementara.
mengukuhkan kesepakatan

Dua kali untuk :

Skor selama 2 x 15 menit.
Mencabut skor kembali.
pertukaran pimpinan sidang.

Tiga kali untuk :

Membuka dan menutup sidang secara resmi.
Membuka dan menutup acara secara resmi.
Menetapkan keputusan akhir.

Berkali-kali:

Untuk menenangkan peserta sidang atau meminta peserta memperhatikan jalannya sidang.

Teknik Persidangan

Pembukaan sidang dimulai dengan ketukan palu 1 x dengan ucapan bismillarrahmanirrahim, sidang …. saya buka;
Sidang diskors: dengan ucapan bismillah………..sidang saya skors selama…..menit/jam. sambil mengetuk palu 1 x;
Skorsing sidang dicabut: Dengan ucapan bismillah……… skors sidang saya cabut, sambil mengetuk palu 1 x;
Menetapkan hasil sidang: Dengan mengucapkan alhamudillah saya tetapkan sidang sebagai berikut …………. seraya mengetuk palu 3 x;
Menutup Sidang: Dengan mengucapkan Alhamdulillah sidang ………… saya tutup, seraya mengetuk palu 1 kali.